Vrijwilligersplanning Stichting Alpe d'HuZesHoe organiseer je Nederlands grootste particuliere inzamelactie?

Alpe d’HuZes is een actie waarbij deelnemers, alleen of in teamverband, geld bijeen brengen waarmee zij een bijdrage leveren aan de strijd voor de overwinning op kanker. Onder het motto “Opgeven is geen optie” wordt op één dag de legendarische Alpe d’Huez tot 6 keer aan toe beklommen door 8000 deelnemers. Een bijna onmogelijke opgave, zowel sportief als organisatorisch. Met het succes wordt de organisatie complexer. Alle positieve energie die vrijkomt van de grote aantallen vrijwilligers, behoeft een goede planning.

De rol van Planbition

De Alpe d’Huzes organisatie wordt bij dit probleem door Planbition ondersteund. Zij stellen hun planningssoftware ter beschikking, zijn vanaf het begin af aan betrokken en adviseren ons met dit complexe vraagstuk. De software zorgt ervoor dat alle vrijwilligers zelf kunnen kiezen welke werkzaamheden zij willen uitvoeren op een tijdstip dat hen past. Zo wordt de Alpe d’HuZes organisatie een geoliede machine.

“Het is fantastisch dat dit planningspakket in ons bereik ligt en we de wensen van de organisatie perfect kunnen matchen met de wensen van de vrijwilligers!”

Teamleider vrijwilligerscoördinatie Hetty van Hoof

De Alpe d’Huzes organisatie wordt bij dit probleem door Planbition ondersteund. Zij stellen hun planningssoftware ter beschikking, zijn vanaf het begin af aan betrokken en adviseren ons met dit complexe vraagstuk. De software zorgt ervoor dat alle vrijwilligers zelf kunnen kiezen welke werkzaamheden zij willen uitvoeren op een tijdstip dat hen past. Zo wordt de Alpe d’HuZes organisatie een geoliede machine.

Rekening houden met alle wensen

Terwijl de voorbereidingen in volle gang zijn kunnen deelnemers zich inschrijven en vrijwilligers zich opgeven. Rond Pasen is de inventarisatie m.b.t. de werkzaamheden van de 60 verschillende teams afgerond. Daarna worden alle werkzaamheden (taken) vastgelegd in de software van Planbition. Hierin zien we precies hoeveel mensen, op een bepaald tijdstip en locatie nodig zijn.

“Planbition biedt ons de mogelijkheden om 5.123 vrijwilligers zelf te laten kiezen wat ze willen doen, waarbij wij als organisatie gestructureerd een geoliede machine kunnen laten draaien.”

Teamleider vrijwilligerscoördinatie Hetty van Hoof

Vervolgens ontvangt elke vrijwilliger inloggegevens. Met deze gegevens kunnen zij via het internet, dus makkelijk vanuit huis, naar de website van Planbition. Daar zien ze welke werkzaamheden, op welke tijdstip en locatie kunnen worden uitgevoerd. De vrijwilliger kiest dan zelf welke taak hij wil uitvoeren en geeft dit op eenvoudige wijze aan in de software.

Van pijn in je buik naar vlinders in je buik

Iedereen heeft 24×7 toegang tot de software van Planbition, zowel de vrijwilligers als de organisatie. Als organisatie hebben wij op elk gewenst tijdstip inzicht in de status van de planning. We weten wie welke taken gaat uitvoeren op welk tijdstip, we weten welke taken nog niet zijn ingevuld en kunnen dan makkelijk sturen. In plaats van honderden uren te besteden aan het maken van de planning kunnen we nu volstaan met enkele uren sturing.

Naast het kosteloos ter beschikking stellen van de roostersoftware zal Planbition de stichting in de vorm van (business)consultancy in Frankrijk ondersteunen om er aan bij te dragen dat ook  2014 weer een succes gaat worden.